Všechny soukromé i veřejné organizace nad 50 zaměstnanců, úřady, většina zadavatelů veřejných zakázek a řada dalších firem musí řešit whistleblowing proces. Postup pro důvěrné přijímání a posuzování oznámení o tom, že v rámci organizace někdo porušuje předpisy. Třeba poškozuje životní prostředí, zneužívá osobní údaje klientů, manipuluje s veřejnými zakázkami nebo prostě normálně krade.
Proč musíme whistleblowing proces zavádět?
Ukládá nám to směrnice Evropské unie o ochraně oznamovatelů. Přesněji řečeno, směrnice č. 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie.
Český zákonodárce už přijal i národní zákony, byť lehce se zpožděním. Ale to už není důležité. Důležité je, že máme schválené, platné a od srpna 2023 účinné nové předpisy.
Na prvním místě zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, který upravuje základní pravidla a postupy pro whistleblowing a také určuje, kdo a kdy musí whistleblowing proces zavést.
V souvislosti s whistleblowingem bylo novelizováno 9 dalších zákonů, např. zákon o auditorech, zákon proti praní špinavých peněz (AML) nebo občanský soudní řád.
Whistleblowing proces?
O čem směrnice a český zákon vlastně jsou? Co po firmách a úřadech vyžadují?
Zavedení whistleblowing procesu. Jinak řečeno, vnitřního systému pro příjem a řešení oznámení o možném porušení právních předpisů. Tento systém musí zahrnovat především následující:
Jmenování dostatečně kvalifikovaného prošetřovatele oznámení, whistleblowing officera, a nastavení pravidel jeho činnosti ve vnitřních předpisech organizace
Vytvoření bezpečného kanálu pro podávání whistleblowing oznámení (elektronicky, písemně, ústně)
Informování zaměstnanců o možnosti tento kanál využívat, a to včetně zveřejnění předepsaných informací a kontaktu na whistleblowing officera na webu
Nastavení pravidel a lhůt pro vyšetření oznámení, přijetí nápravných opatření a informování oznamovatele o výsledku jeho oznámení
Zavedení opatření k ochraně oznamovatelů a dalších osob před odvetnými opatřeními, jako je např. ukončení pracovního poměru, přeřazení na jinou pozici, nucené nařízení zdravotního vyšetření, diskriminace atd.
Zavedení důvěrné evidence učiněných oznámení a způsobu jejich vyřízení
Od kdy musíme whistleblowing zavést?
Zákon stanoví pro zavedení whistleblowing systému dva termíny: 1. srpen a 15. prosince 2023.
Pro koho platí který termín?
K 1. srpnu 2023 musí požadavky zákona o ochraně oznamovatelů splňovat tři hlavní kategorie organizací:
Společnosti, které mají více než 250 zaměstnanců
Veřejní zadavatelé podle zákona o veřejných zakázkách, kromě obcí s méně než 10.000 obyvateli
Povinné osoby podle zákona proti praní špinavých peněz, např. banky, pojišťovny, platební instituce, směnárny, ale také realitní kanceláře nebo provozovatelé sázkových her
Nejpozději k 15. prosinci 2023 pak musí whistleblowing systém zavést všechny firmy a příspěvkové organizace, které mají více než 50 zaměstnanců.
K jakému dni se zaměstnanci počítají? K nabytí účinnosti českého zákona, tzn. k 1. srpnu 2023. A pak vždy zpětně za předchozí kalendářní rok.
Nejvyšší čas začít!
Myslíte, že na zavedení whistleblowing procesu a jmenovaná whistleblowing officera je ještě čas? Jedná se o novou regulaci, všichni se v tom budou teprve orientovat, úřady nebudou při vymáhání pravidel tolik aktivní. Tak kam spěchat.
To by byla chyba.
Z těchto 5 důvodů je chytré začít s whistleblowingem právě teď:
1) Whistleblowing zákon je platný a týká se každého
Český zákon o ochraně oznamovatelů je platný a od 1. srpna 2023 také účinný. A i když se třeba právě na vaši firmu vztahuje povinnost zavést vnitřní oznamovací systém až k 15. prosinci 2023, ostatní povinnosti podle zákona musíte plnit už od srpna.
Víte, které povinnosti se dle whistleblowing zákona vztahují na každého zaměstnavatele už od 1. srpna 2023? Jste na ně připraveni?
2) Implementace whistleblowingu nemůže být jen na papíře
Zavedení whistleblowing procesu, a splnění požadavků zákona, nebude jen o papírech. Zavedení skutečně efektivního a přiměřeného whistleblowing procesu, který pomůže i firmám a jejich vedení, musí nutně předcházet několik kroků:
Zmapování oblastí, ve kterých budou vaši zaměstnanci a další osoby moci podat whistleblowing oznámení
Analýza rizik spojená s whistleblowing procesem a nastavení opatření ke snížení vysokých rizik
Jmenování a proškolení vhodného whistleblowing officera
Informování či proškolení zaměstnanců
To vše zabere čas. A kapacity. Proto je lepší začít už dnes a třeba získat náskok oproti konkurenci, která vše nechá na poslední chvíli.
3) Špinavé prádlo je lepší prát doma
Správně nastavený whistleblowing proces přispívá k tomu, že se o nevhodném či přímo protiprávním chování jako první dozví firma sama. Ne konkurence, ne média, ne úřady ani policie, ale právě firma či úřad, kde k něčemu protiprávnímu dochází. Díky tomu má vedení možnost celou záležitost vyřešit, napravit systémové či individuální chyby a snížit riziko, že pozdější odhalení za několik měsíců či let způsobí ještě větší problémy.
4) Bez whistleblowingu to dnes už nejde
Chcete mít funkční, nebo dokonce i certifikovaný, compliance management systém? Potřebujete pro své akcionáře, mateřskou společnost, zřizovatele nebo investory doložit, že dodržování pravidel berete vážně? Hodláte se bránit proti trestní odpovědnosti právnických osob?
V žádném z těchto bodů se neobejdete bez funkčního kanálu, který vašim zaměstnancům umožní „pískat na píšťalku“. Důvěrně a beze strachu z vyhazovu upozornit na to, že se někde nehraje fér a podle pravidel. Říká to ISO 37301, říká to metodika Nejvyššího státního zastupitelství k trestněprávním compliance programům, říkají to i další autority.
Věřte jim!
5) Důvěra zaměstnanců? K nezaplacení!
Atmosféra na pracovišti dělá mnohé. Rozdíl mezi dobře fungující, úspěšnou a vydělávají firmou a těmi ostatními je často v tom, jestli ji zaměstnanci vnímají jako férovou, otevřenou a spravedlivou. Anebo se v práci cítí úplně jinak. Člověk, který se v práci bojí nebo má pocit, že nenajde zastání, je z logiky věci méně motivovaný a méně výkonný, než jeho spokojený a loajální kolega.
Problémy je nutné řešit včas. Nebagatelizovat je a nesnažit se je ututlat. Dříve nebo později se na každý problém stejně přijde, ale škody, které způsobí na vztazích mezi zaměstnanci i na pověsti celé organizace, už mohou být nenapravitelné. Nemluvě o možných finančních ztrátách.
Chcete pomoc? Využijte akreditovaný kurz Whistleblowing Officer od TayllorCox!
Je toho hodně? Nevíte, kde začít? Chcete začít včas?
Využijte akreditovaný kurz Whistleblowing Officer od TayllorCox!
Kurz vás provede všemi požadavky směrnice, českého zákona i ISO norem. Probereme všechny klíčové body whistleblowing procesu. Řekneme si, jak whistleblowing zavést efektivně, chytře a tak, aby vašemu úřadu nebo firmě skutečně pomohly a nejednalo se jen o další byrokratickou zátěž.
