Whistleblowing, neboli proces oznamování neetického nebo nezákonného jednání v organizaci, se stává stále důležitějším nástrojem pro udržení korporátní integrity a zákonnosti. Tento mechanismus umožňuje zaměstnancům upozornit na interní problémy bez obav z odplaty, a tím přispět k celkovému zlepšení pracovního prostředí a podnikové kultury. A také upozornit organizaci na problémy dříve, než se o ně začnou zajímat úřady či média.
Časté chyby whistleblowing systémů
Whistleblowing je často mylně chápán pouze jako akt "donášení", avšak ve skutečnosti představuje zásadní nástroj pro ochranu zájmů společnosti a veřejnosti. Ve světle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, je jasné, že práva a povinnosti spojené s whistleblowingem jsou pevně zakotvena v legislativě, což zvyšuje ochranu pro oznamovatele. Platí to pro oznamovatele v dobré víře, protože zneužití možnosti podat oznámení zákon umožňuje postihnout pokutou.
V praxi však mnoho organizací stále čelí výzvě, jak whistleblowing implementovat opravdu efektivně.
Compliance audity, na kterých jsem se podílel, ukazují několik typických chyb. Které to jsou?
Řada společností má nastaveny pouze formalistické mechanismy oznamování
Informace jsou zaměstnancům často předávány pouze prostřednictvím e-mailů nebo newsletterů, což je nedostatečné pro skutečné pochopení a aktivní zapojení zaměstnanců do tohoto procesu
Vnitřní předpisy nereflektují podmínky v dané organizaci, nezřídka se jedná o mechanicky přejaté šablony
Whistleblowing officer (příslušná osoba) nemá dostatečné pravomoci a zdroje k tomu, aby mohl oznámení prošetřit efektivně a včas
Pokud organizace využívá služeb externí firmy jako příslušné osoby, zaměstnanci mnohdy nemají povědomí o oznamovacích kanálech (e-mail, telefon, adresa), které by mohly využít pro whistleblowing oznámení.
Význam osobního přístupu a školení
Zásadním zjištěním je, že v organizacích, kde byli zaměstnanci důkladně a osobně proškoleni externím specialistou, došlo k mnohem lepšímu přijetí a pochopení problematiky whistleblowingu. Interaktivní diskuse a praktické příklady zaměstnancům umožnily si lépe osvojit potřebné informace a pochopit prospěšnost whistleblowingových procesů pro organizaci i pro ně samotné.
Osobní školení také výrazně pomáhá v budování důvěry mezi zaměstnanci a managementem. Zaměstnanci jsou detailně informováni o svých právech a povinnostech, což zahrnuje důležité aspekty jako anonymita, pokud organizace anonymní oznámení umožňuje, ochrana před odvetou, a konkrétní kroky pro podávání důvěrných oznámení.
Strategický význam whistleblowingu pro management
Díky efektivně zavedenému whistleblowing programu management získává lepší povědomí o důležitosti a prospěšnosti těchto mechanismů. Využití interního oznamovacího kanálu umožňuje organizaci nejen rychle a efektivně reagovat na interní podněty, ale poskytuje také strategické informace, které mohou předcházet vážnějším problémům.
Interní oznamovací kanály slouží nejen k odhalení konkrétních pochybení, trestných činů či přestupků, ale také jako preventivní nástroj pro identifikaci rizik a potenciálních zlepšení v oblastech jako jsou finanční řízení, bezpečnost práce, ochrana osobních údajů a další. Funkční whistleblowing systém je také nezbytnou podmínkou pro případné vyvinění z trestněprávní nebo přestupkové odpovědnosti.
Whistleblowing jako podmínka zdravého fungování firem i úřadů
Implementace efektivního whistleblowingového programu je klíčová pro zdravý rozvoj každé organizace. Přístup, který zdůrazňuje důkladné proškolení, řešení přizpůsobené podmínkám a procesům organizace a aktivní komunikaci se zaměstnanci, vede ke kultuře otevřenosti a transparentnosti. To nejen že posiluje interní kontrolní mechanismy, ale také vytváří prostředí, kde se zaměstnanci cítí bezpečně a jsou ochotni podílet se na zlepšování praxe ve společnosti.
