Pre koho je vypracovanie rizikového profilu dôležité
V ére GDPR je zodpovedné spracúvanie osobných údajov kľúčové pre každého prevádzkovateľa. Hoci konzultácie s poradcom alebo s DPO poskytujú cenné usmernenia, vypracovanie podrobného rizikového profilu spracovateľských operácií predstavuje zásadný krok k skutočnému pochopeniu a riadeniu rizík spojených s ochranou osobných údajov. Nejde ale o náhradu auditu. Môže však ísť o jeho doplnok. Rizikový profil je lacnejší ako audit a môže byť jeho dočasnou náhradou.
Zásady vypracovania rizikového profilu z pohľadu GDPR sú úplne rovnaké ako pri platforme ISO 27001 a TISAX. Osobné údaje sú v tomto význame totiž podmnožinou ochrany aktív (aj dát ako celok), ktoré ISO 27001 a TISAX pokrýva.
Vypracovanie rizikového profilu nie je priamo nariadením GDPR požadované. Podobne ako nie je priamo požadovaná ani RACI matica. Ale osobne si neviem dobre urobenú GDPR agendu bez RACI matice ani predstaviť. Podobne mi rizikový profil chýba teda aj pri internej GDPR agende prevádzkovateľa. Jej potreba aj nepriamo z nariadenia GDPR vyplýva.
Rizikový profil môže byť zaujímavý pre rôzne typy prevádzkovateľov osobných údajov, ktorí si uvedomujú, že svoju internú GDPR agendu, procesy a dokumentáciu:
nemajú urobenú vôbec, ale pre svoje interné potreby by radi vedeli, ako veľmi sú na tom zle. Výsledok spracovania ich však pred prípadnými sankciami nijako nechráni a stále platí, že osobné údaje spracovávajú nezákonne (nie sú v súlade s nariadením GDPR). Ich obchodní partneri by s nimi za týchto okolností nemali vôbec spolupracovať. Môže to však byť impulzom k tomu, aby si GDPR agendu nechali urobiť profesionálom, dostali sa do súladu a nechali sa aj dokonale zaškoliť;
majú urobenú (aj GDPR procesy a aj dokumentáciu), ale je zastaralá a neodzrkadľuje rôzne doplňujúce metodické pokyny či usmernenia vydané od 5/2018. Investície do updatu by aj zvážili, ak by ale vedeli, ako veľmi sa už vzdialili od súladu s nariadením GDPR a či by zdokumentované riziko vedeli akceptovať alebo nie. Ich obchodní partneri by za týchto okolností tiež nemali s nimi spolupracovať, ale realita je taká, že často ani obchodní partneri nevedia posúdiť, či druhá strana je ešte v súlade s nariadením alebo nie. Postačuje im ako dôkaz súladu formálne pripravená informačná povinnosť na web stránke druhej strany a podpísaná DPA (Data Protection Agreement) zmluva. Podpísanie tejto DPA zmluvy medzi Prevádzkovateľom a Sprostredkovateľom je mimochodom zákonnou povinnosťou;
majú urobenú (aj GDPR procesy a aj dokumentáciu) v súlade s nariadením, ale ide o tak komplexný a zložitý proces, že sa v problematike strácajú a nepoznajú svoju celkovú situáciu. O to skôr, ak sa tejto téme nikto v organizácii nevenuje profesionálne.
Prečo je dobré mať spracovaný GDPR rizikový profil
Tu sú presvedčivé dôvody, prečo by mal každý prevádzkovateľ investovať do vytvorenia takéhoto profilu:
1. Proaktívne riadenie rizík a prevencia incidentov
Rizikový profil umožňuje identifikovať potenciálne hrozby skôr, než sa stanú reálnymi problémami. Toto proaktívne riadenie rizík dramaticky znižuje pravdepodobnosť únikov dát, neoprávnených prístupov alebo iných incidentov súvisiacich s ochranou osobných údajov. Prevencia je vždy efektívnejšia a menej nákladná, ako riešenie následkov.
2. Právna ochrana a demonštrácia zodpovednosti
V prípade kontroly alebo incidentu môže dobre vypracovaný rizikový profil slúžiť ako dôkaz vašej náležitej starostlivosti a zodpovedného prístupu. Toto môže významne zmierniť potenciálne sankcie alebo ďalšie právne následky, keďže demonštruje vašu proaktívnu snahu o súlad s GDPR.
3. Optimalizácia investícií do bezpečnosti
Podrobný rizikový profil vám umožní presne zacieliť vaše investície do bezpečnostných opatrení. Namiesto plošného nasadzovania nákladných riešení môžete sústrediť zdroje tam, kde sú najviac potrebné, čo vedie k efektívnejšiemu využitiu rozpočtu na ochranu osobných údajov.
4. Zvýšenie dôvery zákazníkov a partnerov
Schopnosť preukázať komplexné porozumenie rizikám spojeným s vašimi spracovateľskými operáciami zvyšuje dôveryhodnosť vašej organizácie. Toto môže byť kľúčovým faktorom pri získavaní nových klientov, najmä v sektoroch citlivých na ochranu súkromia.
5. Uľahčenie súladu s princípom zodpovednosti
GDPR vyžaduje, aby prevádzkovatelia nielen dodržiavali pravidlá, ale aj aktívne demonštrovali svoj súlad. Rizikový profil je konkrétnym, hmatateľným dôkazom vášho úsilia o implementáciu princípu zodpovednosti (accountability) v praxi.
6. Podpora kontinuálneho zlepšovania
Pravidelná aktualizácia rizikového profilu vás núti neustále prehodnocovať vaše postupy a identifikovať oblasti na zlepšenie. Tento cyklický proces zabezpečuje, že vaša ochrana osobných údajov zostane robustná a aktuálna v meniacom sa prostredí hrozieb.
7. Uľahčenie posúdenia vplyvu na ochranu údajov (DPIA)
Dobre vypracovaný rizikový profil poskytuje solídny základ pre vykonanie DPIA (DPIA – Data Protection Impact Assessment, resp. PIA – Privacy Impact Assessment). Je to posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov, ktoré je v mnohých prípadoch povinné. Toto môže výrazne zjednodušiť a urýchliť aj proces DPIA, šetriac tak čas a zdroje.
8. Zlepšenie internej komunikácie a povedomia
Rizikový profil slúži ako účinný nástroj na komunikáciu rizík v rámci organizácie. Pomáha zvyšovať povedomie o ochrane osobných údajov medzi zamestnancami a podporuje kultúru bezpečnosti údajov naprieč všetkými oddeleniami.
9. Konkurenčná výhoda v tendroch a obchodných vzťahoch
V B2B vzťahoch a pri účasti na verejných súťažiach môže schopnosť preukázať komplexný prístup k riadeniu rizík ochrany osobných údajov predstavovať významnú konkurenčnú výhodu. Môže to byť rozhodujúci faktor pri výbere dodávateľov alebo partnerov.
Rizikový profil je konkurenčnou výhodou!
Vypracovanie podrobného rizikového profilu spracovateľských operácií nie je len ďalšou byrokraciou, ale strategickou investíciou do budúcnosti vašej organizácie. Poskytuje komplexný pohľad na spracovanie osobných údajov, umožňuje informované rozhodovanie, znižuje riziká a posilňuje vašu pozíciu na trhu. V ére, kedy je ochrana osobných údajov kľúčovou konkurenčnou výhodou, si prevádzkovatelia jednoducho nemôžu dovoliť tento zásadný nástroj riadenia rizík ignorovať.
