Poskytování osobních údajů podle zákona o svobodném přístupu k informacím
Zákon o svobodném přístupu k informacím je často využíván právě pro získání informací o úřednících a o jejich činnosti. Základní pravidla stanoví především § 8a a § 8b tohoto zákona, podle nichž:
Informace týkající se osobnosti, projevů osobní povahy, soukromí fyzické osoby a osobní údaje povinný subjekt poskytne jen v souladu s právními předpisy, upravujícími jejich ochranu.
Povinný subjekt poskytne osobní údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři nebo zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné nebo úřední činnosti nebo o jeho funkčním nebo pracovním zařazení.
Právními předpisy upravujícími ochranu údajů jsou zejména obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákon o zpracování osobních údajů.
Důležité je si uvědomit, že podle § 5 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím jsou informace, které byly poskytnuty individuální žadateli, do 15 dnů rovněž zveřejněny na internetových stránkách pro neomezený okruh příjemců.
Tři podmínky pro poskytnutí osobních údajů úředníků
Pro poskytnutí údajů podle zákona o svobodném přístupu k informacím musí být splněny tři podmínky:
Osobní údaj se musí týkat v zákoně zmíněného subjektu údajů, tj. veřejně činné osoby (typicky soudce či advokát při zastupování svých klientů), veřejných funkcionářů (zastupitel, radní, poslanec) anebo zaměstnanců veřejné správy (úředník nebo jiný zaměstnanec úřadu).
Osobní údaj vypovídá o veřejné nebo úřední činnosti, funkčním nebo pracovním zařazení, v souhrnu tedy o profesním, nikoliv soukromém životě.
Údaje o funkčním nebo pracovním zařazení zahrnují informace o tom, že daná osoba zastává konkrétní funkci nebo je zařazena na určitou pracovní pozici při výkonu veřejné správy. Funkční a pracovní zařazení vyplývá z organizačních předpisů příslušného orgánu veřejné správy a z popisu práce konkrétního zaměstnance. Takovými údaji jsou zejm. údaje, do kterého referátu, odboru, oddělení je příslušný zaměstnanec zařazen, kdo je jeho přímým nadřízeným, zda je vedoucím zaměstnancem, zda řídí jiné zaměstnance.
Typickými profesními osobními údaji, které lze (i bez souhlasu dotčené „úřední“ osoby) poskytnout a zveřejnit prostřednictvím webových stránek povinného subjektu, jsou: jméno, příjmení, titul, funkční a pracovní zařazení, pracovní e-mail, telefon, náplň práce.
Rozhodovací praxe soudů rovněž potvrdila, že existuje veřejný zájem na poskytnutí protokolu o kontrole, včetně podpisu zaměstnance orgánu státní správy při výkonu státní správy. Soudy rovněž dovodily, že existuje veřejný zájem na poskytnutí osobních údajů vypovídajících o dosaženém vzdělání a odborné praxi zaměstnanců veřejné správy (zahrnující informace o vystudované vysoké škole, studijním oboru, získání akademických titulů), neboť předmětné informace vypovídají o základních předpokladech pro výkon zastávané funkce ve veřejné správě. Dne 25. března 2015 rozhodl Nejvyšší správní soud, že pokud určitý údaj o fyzické osobě patří nejen výlučně do soukromí dotčené osoby, ale je také součástí veřejné sféry a existuje veřejný zájem na jeho poskytnutí, vztahuje se na něj nejen právo na ochranu soukromí subjektu údajů, ale také právo na informace svědčící naopak žadateli o předmětnou informaci. Nejvyšší správní soud proto nepochyboval o tom, že údaje o dosaženém vzdělání a odborné praxi zaměstnanců veřejné správy náleží z hlediska zákona o svobodném přístupu k informacím také do veřejné sféry. Otázky, zda jsou pracovní pozice ve veřejné správě obsazovány lidmi s odpovídající kvalifikací, jsou důvodně předmětem veřejného zájmu a jsou způsobilé přispět k veřejné diskuzi.
Povinný subjekt profesní údaje poskytne, pokud při posuzování žádosti nedospěje k závěru, že ochrana soukromí subjektu údajů převažuje nad veřejným zájmem na poskytnutí informace.
Smyslem práva na informace je veřejná kontrola výkonu státní moci a pojmově v sobě zahrnuje působení na výkon veřejné moci následnou veřejnou diskuzí a tvorbou veřejného mínění. Právo na informace nelze chápat jako právo jednotlivce žádat informace pouze pro svou individuální potřebu, nýbrž jako právo získat informace za účelem určitého veřejného zájmu. Poskytovány proto nebudou údaje, které nejsou pro takovou veřejnou kontrolu potřebné a které se typicky týkají soukromí úředníků, jako jsou informace o rodinném stavu, počtu dětí, zdravotním stavu apod.
Přítomnost úředníka na pracovišti
K otázce zveřejňování údajů o přítomnosti úředníků na pracovišti se vyjádřil Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Ten se zabýval postupem města, které na svých webových stránkách zveřejňovalo informace o přítomnosti zaměstnanců městského úřadu. To vše s odkazem na zajištění transparentnosti činnosti města a dostupnosti služeb občanům. V tomto konkrétním případě byl vedle standardních informací o úředních hodinách a úředních osobách na webu zveřejněn jmenný seznam zaměstnanců městského úřadu s ukazatelem přítomnosti každé jednotlivé osoby na pracovišti (barevně je odlišeno, kdo je přítomen a kdo není) na základě informací automaticky přebíraných z docházkového systému.
ÚOOÚ konstatoval, že je nepochybně povinností obce zajistit veřejnou službu občanům, tj. výkon zákonem svěřené agendy, a to v úředních hodinách, které obec stanoví. Současně je nezbytné zajistit zastupitelnost odpovědných osob a informovat veřejnost o tom, kdy a jakým způsobem může vyřídit své záležitosti.
Takto stanovený účel – informování veřejnosti o dostupnosti služeb – však lze primárně naplnit i bez zpracování osobních údajů z docházkových a personálních systémů, tedy bez zásahu do práva na ochranu soukromí zaměstnanců obce. K naplnění tohoto účelu zcela postačí informace, která oddělení či odbory jsou kompetentní k vyřízení určitého typu podání či žádosti. Naopak, informace o přítomnosti konkrétních zaměstnanců zařazených do těchto útvarů již nejsou nezbytné, protože z pohledu občana nejsou relevantní. Svoji záležitost může vyřídit s kterýmkoliv úředníkem daného oddělení.
Zveřejnění informace o přítomnosti zaměstnance navíc nevede k vyšší informovanosti veřejnosti. Občan z uvedeného pouze zjistí, že konkrétní zaměstnanec je v danou chvíli přítomen v zaměstnání. Systém ovšem nezaručuje přítomnost zaměstnance na pracovišti po celou pracovní dobu, resp. po dobu úředních hodin, kdy se občané na úřad obracejí. Může být na školení, na jednání v jiné části úřadu, na obědě atd.
Jednání obecního úřadu proto bylo vyhodnoceno jako nedůvodný zásah do práv subjektů údajů (zaměstnanců) na ochranu jejich osobního a soukromého života. Informace o tom, že určitý zaměstnanec je či není právě v zaměstnání, nepochybně spadá do sféry osobního života tohoto zaměstnance. Při zveřejnění této informace (nadto neomezenému okruhu příjemců) je nutné zdůvodnit nezbytnost takového kroku ve vztahu ke sledovanému účelu. Je také nutné zohlednit fakt, že s využitím dnes již běžně dostupných technologií umožňujících automatizovaná prohledávání a stahování obsahu webových stránek, je de facto umožněno dlouhodobé sledování a monitorování konkrétních lidí, což míru zásahu do jejich práv významně zvyšuje.
Zveřejňování fotografií na webových stránkách
Pro zvýšení otevřenosti veřejné správy často dochází ke zveřejňování portrétních fotografií zaměstnanců úřadů na webových stránkách.
Zveřejnění fotografie konkrétního člověka, spolu s jeho jménem, příjmením a úředním zařazením, je nepochybně zpracováním osobních údajů. Správce osobních údajů, například obec nebo kraj, proto musí najít některý z právních základů pro zpracování, jak je uvádí čl. 6 obecného nařízení (GDPR).
V této situaci se nabízí souhlas subjektu údajů. Ten musí splňovat všechny parametry, jak je nastavuje čl. 7 obecného nařízení (GDPR), tzn. být svobodný, aktivně udělený a transparentní. Správce však musí počítat s tím, že souhlas je kdykoli odvolatelný.
Použitelnost souhlasu jako právního důvodu ke zpracování údajů ve vztahu zaměstnavatel – zaměstnanec je navíc zpochybňována samotným obecným nařízením (GDPR). Bod 43 odůvodnění obecného nařízení (GDPR) říká, že s cílem zajistit, aby byl souhlas svobodný, by vyjádření souhlasu nemělo představovat platný právní důvod pro zpracování osobních údajů ve zvláštním případě, kdy mezi subjektem údajů a správcem existuje jasná nerovnováha, a je tedy nepravděpodobné, že za všech okolností této konkrétní situace byl souhlas udělen svobodně.
Je také nutné uvést stanovisko Evropského sboru pro ochranu osobních údajů, podle kterého vzhledem k závislosti vyplývající ze vztahu zaměstnavatel/zaměstnanec zaměstnanci téměř nikdy nejsou schopni svobodně udělit, odmítnout nebo zrušit souhlas. Vzhledem k nerovnováze moci mohou zaměstnanci udělit svobodný souhlas pouze za výjimečných okolností, kdy se s přijetím nebo odmítnutím nabídky nepojí žádné důsledky.
Města a obce proto jako právní základ, i pro zveřejňování fotografií úředníků, obvykle identifikují čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení (GDPR), tzn. zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany. Tím oprávněným zájmem je podle tvrzení úřadů zájem na tom, aby občané znali úředníky, věděli, s kým jednají a na koho se mají obracet. A na druhou stranu vystoupením z anonymity má být posilována odpovědnost jednotlivých úředníků za jejich práci.
Obstojí tento zájem úřadů jako oprávněný titul ve smyslu GDPR?
To by mělo vyplynout z balančního testu. Balanční test, posouzení a zvážení oprávněného zájmu ve vztahu k právu dotčených osob na ochranu soukromí a ochranu osobních údajů, je třeba vypracovat vždy, pokud má být právní základem právě oprávněný zájem. Jestliže oprávněný zájem nepřeváží, nelze právní důvod oprávněného zájmu ke zpracování osobních údajů využít.
Ač není stanovena závazná struktura či šablona balančního testu, toto vyhodnocení musí reálně a s dostatečnou mírou detailu reflektovat náležitosti daného zpracování osobních údajů. Včetně identifikace rizik, které pro dotčené osoby ze zpracování vyplynou, a opatření k jejich snížení. V rámci balančního testu se nikdy nebude možné spokojit s prostým, a v drtivé většině případů nepřesným, konstatováním, že ve vztahu k subjektu údajů žádná rizika neexistují. Jestliže jsou rizika určitými opatřeními minimalizována, pak právě balanční test poskytuje pro popis a odůvodnění těchto opatření prostor.
Z praxe zatím vyplývá, že balanční test vychází ve prospěch zveřejnění fotografie u vedoucích zaměstnanců a u zaměstnanců, jejichž náplní práce je kontakt s veřejností (např. tiskový mluvčí).
Transparentnost veřejné správy má svoje hranice
Otevřenost a transparentnost, kterými se veřejná správa zaklíná a kterými odůvodňuje zveřejňování osobních údajů ve velkém rozsahu, nejen pokud jde o údaje úředníků, jsou důležitými principy právního státu. Nejsou však bezbřehé. Naráží na limity stanovené celou řadou právních předpisů, včetně předpisů, které upravují ochranu osobních údajů.
